Pour organiser une rencontre, qu’il s’agisse d’une réunion de travail ou d’un colloque, il est important de demander aux participants quels sont leurs besoins, au moment de la prise de rendez-vous ou de l’inscription. Ils sont généralement de plusieurs ordres :

• Lors de la venue sur le lieu de rencontre, il faut faciliter les déplacements en mentionnant les modes de transport accessibles, ou à défaut, en les organisant. Le lieu du rendez-vous doit être clairement identifié à l’aide de panneaux visibles et/ou d’un accueil personnalisé ;
• Pour l’organisation d’une manifestation ou d’une exposition, il faut être vigilant à la mise en scène et à l’installation des documents. L’environnement et les conditions de lecture favorisent ou empêchent l’accès à l’information : c’est le cas du lieu d’affichage et de l’éclairage. Par exemple, une affiche en gros caractères doit être positionnée à hauteur de visage dans un espace lumineux, pas éblouissant et sans reflet, sous peine d’être inutilisable. La version braille, lue à plat, sera posée sur une table ;
• Sur place, les personnels d’accueil doivent être sensibilisées pour faciliter la qualité des échanges (aller à la rencontre, se présenter, guider, proposer de l’aide pour trouver une place, pour les déplacements d’une salle à l’autre, etc.) ;
• Quelques règles permettent de lever les a priori et d’avoir l’attitude adaptée. Se reporter au dossier ;
• Pour travailler ensemble, les supports utiles à la réunion (ordre du jour, programme, compte rendu, etc.), doivent être transmis avant la rencontre afin que chacun puisse en prendre connaissance. À défaut, une lecture le jour de la réunion s’impose ;
• Enfin, les présentations Powerpoint peuvent être aussi améliorées (taille des caractères et contrastes suffisants). Un modèle remis au préalable est souvent aidant. Les intervenants doivent aussi veiller à présenter oralement l’ensemble des informations transmises parallèlement par écrit.