Pour organiser une rencontre, qu’il s’agisse d’une réunion de travail ou d’un colloque, il est important de demander aux participants quels sont leurs besoins au moment de la prise de rendez-vous ou de l’inscription. Ils sont généralement de plusieurs ordres.

• Sur place, les personnels d’accueil doivent être sensibilisés pour faciliter la qualité des échanges.
• Une signalétique peut faciliter l’orientation et remplacer des messages sonores.
• L’espace de travail est important : il faut choisir une salle calme, avec une bonne acoustique et une bonne luminosité, une table ronde ou hexagonale pour que tous les participants se voient.
• Pour travailler ensemble, les supports utiles à la réunion (ordre du jour, programme, compte-rendu, etc.), doivent être transmis en amont de la réunion. Une lecture de ces documents le jour de la réunion, avec la présence d’interprètes, permet à chacun de partager les mêmes informations.
• Il faut également sensibiliser les intervenants à la prise de parole à tour de rôle, sans couper la parole.
• Pour être bien identifié, chaque participant doit se signaler lorsqu’il souhaite intervenir, par exemple en levant la main. Cela permet aux participants sourds de savoir plus facilement qui intervient, surtout lorsqu’ils concentrent leur regard sur l’interprète.

Par ailleurs, plusieurs aides humaines et techniques sont à prévoir :

Boucle magnétique

Ce système, utile pour les personnes équipées d’un appareil auditif, permet de mieux capter le son de la voix tout en supprimant les bruits environnants (grincements de chaise, chuchotements, etc.). L’installation peut être temporaire ou s’inscrire sur la durée (elle nécessite dans ce cas quelques travaux). Sa présence n’est pas visible, il est donc important de la signaler (on utilise généralement le pictogramme ). Enfin, il est vivement recommandé de tester l’efficacité de la boucle avec des personnes appareillées au moment de son installation et de former les équipes qui seront régulièrement chargées des branchements. De nombreuses boucles magnétiques sont installées dans des espaces professionnels ou des lieux publics sans être pleinement exploitées (mal identifiées, pas de maintenance, etc.)

Transcription écrite des échanges en temps réel

Différents systèmes sont désormais proposés pour retranscrire la parole simultanément et projeter le contenu des échanges sur un écran (plus ou moins grand). Ce procédé permet de suivre l’intégralité des débats et d’interagir. Autre avantage pour l’organisateur : il est souvent possible de demander la restitution écrite des échanges.

Interprètes en français/langue des signes française (LSF)

Comme les interprètes en langue étrangère, les interprètes en français/LSF permettent à des personnes de langues différentes de communiquer ensemble. Ce sont des professionnels formés et diplômés qui exercent leur métier dans le cadre d’un code éthique et déontologique (secret professionnel, neutralité, restitution du message le plus fidèlement possible, etc.). En fonction du format de la réunion ou de la rencontre (durée et nombre de participants), deux interprètes ou plus se relaieront. Il est important de travailler avec les interprètes en amont sur le contexte (thème, participants), sur le contenu (transmission des ordres du jour, présentations, discours) et sur l’organisation (choisir les meilleurs emplacements par exemple). Nota bene : il existe d’autres professionnels (interface, éducateur bilingue, etc.) qui ne peuvent pas remplacer les interprètes diplômés. Les services d’interprétariat sont généralement affiliés à l’Association française des interprètes et traducteurs en langue des signes.

Codeurs LPC

Ces professionnels utilisent le code LPC pour permettre à un sourd s’exprimant oralement de comprendre sans ambiguïté la totalité d’un message avec la main près du visage qui complète syllabe par syllabe tout ce qui est dit. L’ensemble de ces dispositifs cohabite souvent, les participants se reposant sur un ou deux d’entre eux. Enfin, pour être certain que les sourds soient informés de l’organisation d’une rencontre ou d’un colloque accessible, il est préférable de travailler en partenariat avec les associations et les institutions, afin qu’elles diffusent l’information auprès de leur réseau.